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はじめに
訪問介護事業所において、スタッフに秘密保持誓約書を書かせることは、利用者のプライバシー保護や事業所の信頼性を維持するためにとても重要です。
秘密保持誓約書が未徴収となっている事業所が多い
誓約書が未徴収となっている事業所が多いようです。
≪自治体指摘事項例≫
画像引用：泉佐野市 令和３年度の実地指導時に特に多かった指摘事項
画像引用：備前市 令和2年度実地指導における主な指摘事項
従業員の「秘密情報の保持に関する誓約書」が未徴取となっている事が実地指導時に、多かった指摘事項として、挙げられています。
秘密情報の保持に関する誓約書ひな形
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秘密保持誓約書とは？
秘密保持誓約書とは、スタッフが業務上知り得た情報を外部に漏らさないことを約束する文書なんだ。
訪問介護の仕事では、利用者の個人情報や健康状態・家族構成など重要な情報を取り扱います。
これらの情報を外部に漏らすと、利用者のプライバシーが侵害されるだけでなく、事業所の信頼性も損なわれてしまう可能性も。。
個人情報ってどんなものがあるの？？
氏名: フルネームやニックネームなど。
住所: 現在の住所や過去の住所。
電話番号・メールアドレス: 個人の連絡先情報。
生年月日: 年齢や誕生日など。
顔写真・映像: 個人が特定できる写真やビデオ。
マイナンバーやパスポート番号: 個人識別番号。
銀行口座番号・クレジットカード情報: 金融関連情報。
健康情報: 病歴や健康診断結果。
職歴や学歴: 就職や学業に関するもの。
秘密保持誓約書が必要な理由
利用者のプライバシー保護
訪問介護では、利用者の日常生活に密に関わるため、利用者の個人情報や健康状態、家族関係など、プライベートな情報を取り扱う機会が多くなります。
これらの情報を外部に漏らすと、利用者のプライバシーが侵害され、精神的苦痛を与えてしまいます。誓約書の記載をする事で情報漏洩を防ぎます。
事業所の信頼性維持
利用者のプライバシーが守られないと、事業所に対する信頼が失われ、利用者が離れてしまう可能性があります。
法的リスクの軽減
個人情報保護法や介護保険法など、訪問介護事業所にはさまざまな法律が適用されます。これらの法律に違反すると、事業所は罰金や損害賠償などの法的リスクに直面する可能性があります。
個人情報保護法の制定
2005年に施行された個人情報保護法は、個人情報の適切な取り扱いを義務付ける法律です。
この法律により、事業者は個人情報を適切に管理し、情報がもれないように対策をしていかなければならなくなったんだ。
秘密保持誓約書の内容
どんな内容を書けばいいの？？
秘密保持誓約書には、以下のような内容が記載されることが一般的です。
・秘密情報の定義
・秘密保持の義務
・違反時の罰則
・有効期間
それぞれ見ていこう。
秘密情報の定義
秘密情報とは、利用者の個人情報や健康状態、家族構成などはもちろん、事業所の人事、経理、職員の情報などを指します。
誓約書では、これらの情報を明確に定義し、従業員がどのような情報を守るべきかを理解できるようにします。
秘密保持の義務
スタッフは、秘密情報を外部に漏らさないことを約束します。
秘密情報を適切に管理し、漏洩を防ぐための措置を講じることも求められます。
違反時の罰則
誓約書に違反した場合、スタッフには罰則が科されることがあります。これには、懲戒処分や損害賠償請求などが含まれることが一般的です。
有効期間
誓約書の有効期間は、通常、スタッフが在職中および退職後一定期間とされます。
退職後も秘密情報を守ることを約束することで、情報漏洩のリスクをさらに軽減します。
秘密保持誓約書の課題
従業員の理解不足
誓約書の重要性を理解していない従業員もいます。そのため、誓約書を書かせるだけでなく、その重要性をしっかりと説明する必要があります。
退職後の管理
従業員が退職した後も、秘密情報を守ることを約束する必要があります。
誓約書に退職後の秘密保持の記載もしておいた方がいいんだ。
まとめ
秘密保持誓約書は、従業員が情報を適切に扱うことを約束するための重要なツールです。
また、誓約書を書かせるだけでなく、その重要性を従業員にしっかりと理解させることも重要です。
今後も、情報管理の重要性を再認識し、適切な対策を行っていきましょう。
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